e-Defter nedir?

e-Defter, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu gereğince yasal olarak tutulması zorunlu yevmiye ve büyük defterlerin belirtilen format ve standartlara göre elektronik ortamda muhafaza edildiği, içeriğindeki verilerin değişmezliğinin, bütünlüğünün, kaynağının doğruluğunun garanti altına alınmasının ve ilgililer nezdinde ispat olarak kullanılabilmesine imkan tanınmasının hedeflendiği hukuki ve teknik düzenlemeler bütünü olarak tanımlanıyor.

e-Defter Başvurusu Nasıl Yapılır?

e-Defter uygulamasına, sadece elektronik ortamda başvuru yapılabilmektedir. Tüzel kişi olan mükellefler www.edefter.gov.tr/ adresindeki başvuru formu ve taahhütnamesini doldurarak, başvuruyu yapan kuruma ait mali mühürleri ile onaylamaları gerekmektedir.
Gerçek kişi olan mükellefler ise www.edefter.gov.tr adresindeki başvuru formu ve taahhütnamesini doldurarak, kendilerine ait Mali Mühür veya Nitelikli Elektronik İmza ile onaylamaları gerekmektedir.
Defterlerini elektronik ortamda oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek isteyen gerçek ve tüzel kişi mükellefleri, e-Defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında kullanılacak Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB)’den uyumluluk onayı almış bir yazılım kullanmalıdır.

• Mali Mühür / Zaman Damgası
• Uyumluluk onayı almış yazılımın temini
• Mevcut ERP içinde bulunan alanların e-Defter formatına göre güncellenmesi
• Mükellef bünyesinde saklanacaksa Türkiye’de e-arşivleme imkanı olması

e-Defter ile İş Akışı Nasıl Gerçekleşiyor?

• Yevmiye defter boyutunun sınırı aşmamasına bakılır, imzalanır,
• Yevmiye defterinin şema ve şematron kontrolü yapılır,
• Yevmiye defteri beratı oluşturulur ve imzalanır,
• Yevmiye defteri beratı şema şematron kontrolü yapılır,
• Yevmiye defteri beratı sıkıştırılır.
• Hatasız oluşan dosyalar Gelir İdaresi Başkanlığı GİB’in sitesine yüklenir.

Nitekim eğer yukarıdaki sıralamada herhangi bir hata oluşur ise e-Defter hazırlanamaz.Aylık e-Defterlerin berat dosyaları izleyen 3.ayın sonuna kadar e-Defter uygulamasına yüklenmelidir. Aylık dönem, sadece onaya sunulan ayın defter kayıtlarını kapsar, önceki aylar kayıtlarını içermez. e-Defter oluşturulduktan sonra, muhasebe işlemlerinde yanlışlık yapıldığının tespiti halinde, bunun tespit edildiği cari ay içinde düzeltilmesi mümkündür.
e-Defter tutmaya başlayanlar, artık defterlerini kâğıt ortamda tutamazlar. Mükellefler, e-Defter tutmaya başladıkları tarih itibarıyla, eski defterlerine kapanış tasdiki yaptıracaklardır.