E-Arşiv Fatura Nedir?
Lean E-Arşiv Fatura Vergi Usul Kanunu uyarınca kağıt olarak düzenlenmesi, muhafaza ve ibraz edilmesi zorunlu olan faturaların, 433 numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’nin şartlarına uygun olarak elektronik olarak düzenlenmesine e-arşiv fatura ismi verilmektedir.
Bir elektronik fatura türü olan e-arşiv ile hazırlanan faturalar elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilebilir, raporlanabilir. Elektronik arşiv fatura uygulamasının standartları Maliye Bakanlığı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenmiştir.
E-arşiv faturalar gerekli koşullar sağlandığında hem elektronik olarak, hem de kağıt olarak teslim edilebilir. Bu uygulama kapsamında oluşturulan faturaların alıcıya gönderilen kopyası dışında, başka bir kopyasının elektronik mali mühür ve zaman damgası ile onaylanarak elektronik ortamda arşivlenmesi gerekmektedir.
Lean E-Arşiv Fatura Kullanmanın Avantajları Nelerdir?
Fatura belgelerini kağıt olarak muhafaza etmek yerine, e-arşiv yöntemi ile saklamak ve ibraz etmenin birçok avantajı bulunmaktadır. Bunlardan bazılarını aşağıdaki gibi sıralayabiliriz:
- Faturaları saklamak için fiziksel alan gerekmez. Bu sebeple şirketlerin yer ve depolama masrafları azalır.
- E-arşiv fatura sisteminde belgeler kağıt olarak saklanmaz. Faturaların hazırlanması ve saklanması için kağıt harcanması gerekmez.
- Sistem üzerinden fatura bilgilerine ulaşmak, kağıt faturalar ile hazırlanan arşivler arasında doğru belgeyi bulmaktan çok daha kolaydır.
- Fatura girişleri elle değil, sistem üzerinden yapılır. Dolayısıyla fatura hazırlanma sürecinde oluşabilecek hatalar minimum düzeye indirilmiş olur.
- E-fatura ve e-arşiv fatura birlikte kullanıldığı zaman, hem sisteme kayıtlı olan, hem de olmayan kullanıcılara elektronik fatura gönderilebilir.
Lean E-Arşiv Fatura ve Lean E-Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?
Her ne kadar e-arşiv fatura ve e-fatura kavramları birbirleriyle aynı kavramlar gibi görünse de, aslında aralarında birçok farklılık bulunmaktadır. Bu başlık altında, bu iki sistem arasındaki farkları inceleyeceğiz.
- E-fatura sadece elektronik sistemde bulunur, kağıt olarak basıldığı zaman geçersizdir. E-arşiv fatura ise elektronik belge olarak basılabilir.
- Elektronik faturalar mali mühür ile oluşturulur ve zaman damgası yoktur. E-arşiv faturaların ise hem mali mühür hem de zaman damgası ile onaylanması gereklidir.
- E-faturaların düzenlenmesinde ve ulaştırılmasında Gelir İdaresi Başkanlığı aracı konumundayken, E-arşiv faturalar için rapor alan kurumdur.
- E-arşiv faturalar, e-fatura kullanıcısı olmayan müşterilere gönderilebilir. E-faturalar ise, sadece sistemde bulunan müşterilere gönderilebilir.
